9/27/2013

Consejos para una reunión efectiva

Las reuniones son esenciales en los negocios, pero también pueden ser una pérdida de tiempo y consumir toda su jornada laboral. Y, como se tiende a creer que las reuniones son indispensables, muchas personas suelen asistir, lo cual puede ocasionar un gran desperdicio de recursos.
¿Cuál es la solución? Reuniones más pequeñas, más rápidas y más ágiles. Quizá sea justo lo que está buscando.

Hágase estas 7 preguntas críticas para sus reuniones
Es fácil programar una reunión. Programarla correctamente implica más esfuerzos. Hágase algunas preguntas antes de enviar la invitación de Outlook. Y pregúntele a su equipo algunas otras al comenzar la reunión para garantizar que va por buen camino y se encuentra enfocado.

¿La reunión es realmente necesaria? ¿Existen mejores formas de hacer las cosas? ¿Realizar una llamada telefónica o enviar un correo electrónico arrojaría el mismo resultado? Una reunión innecesaria es el peor tipo de reunión. Todos los involucrados quedan insatisfechos y nadie hace nada.

¿Por qué estoy acá? A menudo, se convoca a las reuniones a mucha gente o a las personas equivocadas. Haga un recorte e invite sólo al personal esencial. A nadie le gusta pasar tiempo en reuniones. Mantenga el número de personas que deben estar en la reunión al mínimo.

¿Esta es una reunión o una conversación de pasillo? Las cuestiones triviales de la oficina pueden opacar el verdadero propósito de la reunión. Definir sus metas con claridad y ser implacable cuando se trata de una charla irrelevante pueden agilizar su reunión en gran medida.

¿Estamos terminando la reunión con una discusión? Todos hemos estado en esta situación: los puntos se discuten y se llega a un acuerdo. Pero la charla continúa. Finalice la reunión no bien haya terminado de tratar el programa. Y hablando del orden del día...

¿Estamos tratando los temas propuestos en el orden del día? Con demasiada frecuencia, el tiempo de la reunión se desperdicia preguntando y argumentando sobre el orden del día de la reunión. Para evitar esta situación, debe asegurarse de que todos en la reunión hayan visto y leído el orden del día. De esta manera, todos saben de qué se trata de la reunión, qué se espera lograr y cómo se puede medir el éxito.

¿Es útil redactar actas de la reunión? Las actas de la reunión son una buena herramienta para hacer un seguimiento de lo que se discute. Su verdadero uso real se aprecia después de la reunión, cuando alguien necesita hacer un seguimiento sobre el progreso. Por desgracia, a veces se implementa o realiza muy poco a continuación. Clarifique de quién es el trabajo de dar seguimiento a la reunión.

¿Quién quiere apoderarse de la reunión? Si sus reuniones siempre caen en manos de las mismas dos o tres personas y estas dominan la conversación con sus opiniones o quejas, necesita reestructurar la reunión. Puede herir susceptibilidades, pero está aquí para ver que el trabajo se lleve a cabo.

Consejos para mejorar sus reuniones
Ahora que ya sabe la causa por la cual sus reuniones se salieron de control anteriormente, es hora de poner en práctica la estrategia con el fin de garantizar reuniones más productivas.

Identifique sus objetivos. ¿Qué quiere conseguir? Quizá, los objetivos no están oficialmente plasmados en el orden del día. La reunión es una herramienta que lo ayuda a realizar el trabajo, utilícela.

Planifique un orden del día: Un buen orden del día, material informativo y roles bien definidos logran una reunión organizada y mayor posibilidad de obtener los resultados deseados.

Defina cuándo y dónde. El lugar debe ser conveniente y debe contar con las instalaciones adecuadas. Además, la fecha y hora deben ser apropiadas para los asistentes.

Cree el ambiente. Marque las pautas con reglas básicas antes de que comience la reunión. Todo el mundo debe comprender que será una reunión centrada y productiva. Comience y finalice a tiempo, trate el orden del día y programe los próximos pasos.

Redacte actas precisas. Defina desde el principio de la reunión quién se encargará de tomar notas para redactar, organizar y distribuir el acta a todos los participantes después de la reunión.

Genere retroalimentación. Pregunte quién tiene dudas o sugerencias por adelantado. Logre que los participantes se involucren. Una reunión es productiva cuando todo el mundo siente que está contribuyendo.

Mantenga el ritmo. Debería promover la discusión útil. Pero cuando se llegue a un acuerdo, siga adelante.

Termine con la pérdida de tiempo en las reuniones
Todos hemos estado en reuniones que son lentas, en las que hay muchas personas involucradas y no se hace nada. La buena noticia es que como organizador de la reunión tiene el poder de cambiar esta situación.

Una reunión concisa y orientada a los objetivos puede transformarse en uno de sus recursos más valiosos como líder empresarial. Puede establecer la estructura de trabajo y las prioridades para su equipo, y proporcionarle lo que desea en la mesa de negociación cuando se reúna con personas externas a la empresa. Así que, reorganice y siga adelante con reuniones más pequeñas y más simples. Verá los resultados antes de lo esperado.

Fuente
http://h30458.www3.hp.com/mx/esa/smb/consejos-para-una-reuni-n-efectiva_1326595.html?jumpid=em_taw_CL_sep13_xbu_2119938_hpgl_esa_1326595_1&DIMID=EMID:1088123484&DICID=null&OID=10280762&mrm=1-4BVUP
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